Cinco preguntas que un consejo debe hacer antes de aprobar el presupuesto de IA 2027

En octubre y noviembre se arma el presupuesto del año siguiente y en algún renglón dice “inteligencia artificial”. Antes de aprobarlo, un consejo debería poder contestar cinco preguntas en una línea cada una. Si el equipo directivo no puede contestar alguna, esa es la conversación que vale la pena tener antes de firmar, no después. Aquí van las cinco, con lo que debería escuchar como respuesta y lo que no.

1. ¿Qué procesos críticos ya deberían estar automatizados y cuánto nos cuesta cada mes no hacerlo?

Lo que debería escuchar: dos o tres procesos con nombre, dueño y una cifra en pesos al mes. “La conciliación de cinco bancos consume 160 horas a la semana del equipo de tesorería; son X pesos al mes.” “Los pedidos por WhatsApp se capturan a mano y perdemos ventas por respuestas tardías; estimamos Y.”

Lo que no debería aceptar: una lista de herramientas, o la frase “estamos explorando casos de uso”. Explorar no tiene renglón en un presupuesto.

Si nadie en la mesa sabe cuánto cuesta hoy el proceso, el presupuesto de IA no tiene contra qué medirse. Esa cifra es lo primero que Vorantis firma con el cliente en las primeras cuatro semanas; sin ella no construye nada.

2. ¿Quién es el responsable de IA, a quién reporta y por qué no debería colgar de sistemas?

Lo que debería escuchar: un nombre, que reporta a dirección general o a operaciones, con autoridad sobre procesos y no solo sobre tecnología.

Lo que no debería aceptar: “lo lleva sistemas”. El área de sistemas compra herramientas y cuida la seguridad, y eso es necesario. Pero no responde por el margen de la operación. Cuando la IA cuelga de sistemas, el resultado típico es licencias compradas, un chat para todos y ningún proceso cambiado.

En el programa de 6 meses, Vorantis ayuda a reclutar a esa persona: el Líder de IA Aplicada, del lado del negocio.

3. ¿Cada iniciativa tiene un indicador, una medición inicial y un criterio de parada antes de gastar un peso?

Lo que debería escuchar: para cada iniciativa, el indicador que va a mover, el valor de hoy, el valor esperado y la fecha en que se revisa para decidir seguir o parar.

Lo que no debería aceptar: “vamos a hacer un piloto y vemos”. Un piloto sin medición inicial ni criterio de parada es el mecanismo por el que las empresas se quedan en pilotos eternos. El consejo no tiene cómo saber si funcionó, el proveedor siempre dirá que sí, y el renglón se renueva otro año.

4. ¿Nuestros datos están protegidos por contrato?

Lo que debería escuchar: “el contrato con el proveedor del modelo dice que no se almacenan más allá de lo configurado y que no entrenan modelos con nuestra información; cumplimos la regulación de datos que nos aplica y lo revisó legal”.

Lo que no debería aceptar: “la herramienta es segura” sin un documento detrás. En los planes de empresa de Claude, Anthropic no entrena con el contenido del cliente y la retención se administra desde el plan; eso está por escrito y se puede pedir. Lo mismo debe exigirse a cualquier otro proveedor. Y la responsabilidad de cumplimiento (aviso de privacidad, base legal, regulación sectorial) sigue siendo de la empresa.

5. ¿Qué evidencia propia, no del proveedor, tendremos en seis meses para decidir si escalamos o paramos?

Lo que debería escuchar: “en seis meses tendremos dos procesos funcionando con nuestra gente, medidos por nuestro equipo contra la medición inicial firmada, revisados en un comité quincenal con dirección”.

Lo que no debería aceptar: un reporte del proveedor. La evidencia que vale para un consejo la produce la empresa, con sus números, operando el proceso su propia gente. Si solo funciona cuando lo opera el consultor, no es un proceso en producción.

Cómo usar las cinco preguntas

Llévelas a la próxima sesión de consejo o junta directiva. Pida que cada iniciativa del renglón de IA las conteste en una hoja de una página. Las que no puedan contestar las cinco no están listas para presupuesto; están listas para un diagnóstico.

Vorantis responde las cinco sobre su empresa en un diagnóstico ejecutivo de 60 minutos, sin costo, con quien aprueba la inversión en la sala. De ahí sale la cifra de cuánto cuesta hoy no automatizar y qué proceso iría primero.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería asignar una empresa mediana al renglón de IA en 2027?

No hay un porcentaje correcto. Lo correcto es que el renglón se derive de la pregunta 1: cuánto cuesta cada mes no automatizar los procesos críticos. Si esa cifra es alta, el presupuesto se justifica solo; si nadie la sabe, el presupuesto es un acto de fe.

¿El responsable de IA debe ser un puesto nuevo?

No necesariamente. Puede ser un director existente con autoridad sobre procesos. Lo que no funciona es que sea una responsabilidad añadida al área de sistemas sin autoridad sobre la operación.

¿Qué pasa si ya aprobamos licencias para toda la empresa?

Es el punto de partida más común. La pregunta cambia a: ¿qué proceso vamos a dejar funcionando con esas licencias y cómo lo medimos? Una sesión técnica de 60 minutos sobre dos o tres procesos reales suele bastar para contestarla.

¿Estas preguntas aplican si ya tenemos Copilot?

Sí, y con más razón. Lo pagado a Microsoft debe tener un trabajo claro, y lo que Copilot no hace se decide comparando sobre procesos reales, no tirando la inversión.

¿Quién debe estar en la sesión donde se contesta esto?

Quien aprueba la inversión, el dueño del proceso en la operación y, si aplica, sistemas y legal. Sin el primero, la sesión no se agenda.